中小企業老闆必看：租賃影印機前，最在意的 6 大關鍵要素
- 技術小編
- 7月27日
- 讀畢需時 4 分鐘
身為一位中小企業老闆，深知辦公室的日常運作離不開影印機。從合約列印、報價單輸出，到大量文件掃描與電子化管理，一台好的影印機就像公司的「文件生產線」。但購買影印機動輒數萬元甚至上百萬元，後續保養與耗材成本也相當驚人，因此租賃影印機成為中小企業的最佳選擇。
然而，租賃影印機並不是隨便選一台就好，以下是作為老闆，在挑選影印機租賃時最重視的 6 大關鍵考量，分享給有相同需求的你。
1. 影印機功能與性能是否符合公司需求
不同產業、不同部門對影印機的需求差異極大。選擇前，我會先評估公司實際使用情況：
印量需求：每月的列印、影印、掃描量有多少？是否需要大容量快速列印？
功能需求：是否需要彩色列印？要不要支援 A3？是否需要雙面列印、無線列印或行動裝置列印？
掃描與電子化：文件電子化需求大不大？OCR（光學文字辨識）功能是否重要？
✅ 老闆觀點： 不要因為租金便宜就隨便選規格太低的機種，列印速度太慢或功能不足，會直接拖累員工工作效率。
2. 租賃成本與合約條款是否合理
對中小企業來說，租賃的最大好處是可以以較低的月租金享受高階設備，但租金計價方式一定要透明清楚：
基本月租與印量計費：租賃公司通常會包含一定的免費印量，超過部分會額外計費，我會仔細估算是否符合公司實際使用量。
合約期限：長期合約通常租金較便宜，但如果公司規模會快速擴張，就需要考慮租期彈性。
隱藏成本：例如耗材費用、維修費用是否全包含？
✅ 老闆觀點： 租賃價格合理固然重要，但我更重視「整體成本效益」。租賃公司如果包含免費維護與耗材補給，看似月租稍貴，其實長期下來反而更划算。
3. 售後維護與維修速度
影印機是高強度使用的辦公設備，機械故障在所難免。如果租賃公司維修速度慢，文件無法輸出會直接影響公司營運。我在選擇時會特別關注：
是否提供快速到府維修（當日或隔日）？
維修期間是否提供臨時替代機？
是否包含定期保養與零件更換？
✅ 老闆觀點： 影印機停一天，業務就可能延誤一天。租賃公司必須有專業維修團隊，且服務據點要夠近。
4. 耗材與零件的供應是否穩定
碳粉、鼓組等耗材是影印機的「糧食」。若供應不穩，列印品質下降或無法列印會直接影響工作。
耗材是否由租賃公司全權負責？
是否免費提供原廠耗材？
更換耗材的速度與流程是否方便？
✅ 老闆觀點： 我偏好「全包式租賃」，不用再額外採購耗材，既省事又能確保品質。
5. 是否符合資料安全與管理需求
現在很多文件都包含商業機密，因此資料安全是我特別關注的部分：
掃描與列印時是否有使用者認證功能？（例如輸入PIN碼或感應員工卡）
是否支援列印記錄管理？（方便控管誰列印了什麼文件）
退租後是否能清除影印機硬碟中的歷史文件？
✅ 老闆觀點： 資料外洩可能導致公司商譽受損或法律風險，這點不能省。
6. 租賃公司的專業度與口碑
最後，我會考慮租賃公司的專業度與服務品質：
是否有豐富的企業客戶服務經驗？
是否能根據行業需求提供專業建議？
客戶評價與口碑如何？
✅ 老闆觀點： 我寧願選擇價格稍高但專業可靠的公司，也不要選便宜卻問題頻出、售後不佳的業者。
結語：租賃影印機，讓企業專注在業務發展上
對中小企業來說，影印機租賃不只是省錢的選擇，更是「提升效率、減少管理負擔」的重要策略。選擇一家專業、服務完善的影印機租賃公司，能讓您：
✔ 降低成本壓力
✔ 專注核心業務
✔ 確保文件處理高效且安全
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