2025年最新中小企業影印機租賃完整指南：6大選購重點一次告訴你
- 技術小編
- 7月27日
- 讀畢需時 4 分鐘
在現代辦公室中，影印機早已不只是單純的列印工具，而是串聯文件列印、影印、掃描與電子化管理的重要設備。對中小企業來說，選擇購買影印機不僅投入龐大資金，後續還需面對維護、耗材採購與設備更新等負擔。
因此，影印機租賃成為越來越多企業的首選。但面對市場上琳瑯滿目的租賃方案，該如何挑選？一台影印機是否適合您的公司，直接影響員工的工作效率與企業的整體運作。
本篇文章將以多年協助中小企業的實際經驗，幫助您掌握選擇影印機租賃必看的6大關鍵要素，協助您租到「最適合自己公司的影印機」。
一、為什麼中小企業該選擇影印機租賃？
在進入選購要點之前，先來看看影印機租賃對中小企業的主要優勢：
1. 降低初期投入成本
購買高階影印機至少需數萬元至數十萬元，租賃則只需負擔固定月租，資金運用更靈活。
2. 維護與耗材由租賃公司負責
大部分租賃方案包含維修、保養及耗材補給，企業無需額外安排IT人力管理。
3. 彈性租期應對業務需求
專案型或季節性業務可臨時增加或減少設備數量，避免資源閒置。
4. 使用最新設備
租期結束後可直接更換新機，維持高效能、低故障率的工作環境。
二、中小企業租賃影印機必看的6大關鍵要素
1. 影印機性能與功能是否符合需求
選擇前，請先評估公司的實際需求：
每月印量：中小型公司每月約1,000至5,000張，大型或印量大的部門可能需10,000張以上。
列印速度：每分鐘至少20至35頁，才能應付大量文件輸出。
是否需要彩色列印：行銷、設計部門多需彩色高品質輸出。
A3支援與雙面列印：若有大量合約或報表輸出需求，A3與自動雙面列印是必備功能。
掃描與電子化管理：現代辦公室大量推動無紙化，建議選擇具OCR（文字辨識）功能的多功能事務機。
✅ 專業建議：租賃公司應根據您的部門需求，提供多種型號選擇，甚至混搭不同機種。
2. 租賃價格與合約條款是否合理
租賃成本的透明度與合理性至關重要：
月租+印量計費：大多數租賃方案會包含一定的「免費印量」，超過部分依單張收費。
合約期限：長租通常更優惠，但成長型企業應選擇租期彈性的方案。
隱藏成本：詢問是否包含安裝費、耗材費、維修費。
✅ 老闆觀點：不要只比較月租便宜與否，而是要看「長期整體成本」。
3. 售後維護與維修速度
影印機是高強度使用的辦公設備，任何故障都可能導致文件無法輸出，影響公司運作。必須確認：
是否提供當日或隔日到府維修？
維修期間是否提供備用機？
是否包含定期保養與零件更換？
✅ 專業建議：選擇距離近、維修團隊完整的租賃公司，能大幅降低停工風險。
4. 耗材與零件供應是否穩定
影印品質與耗材密切相關，碳粉、鼓組供應穩定度決定使用體驗。
耗材是否由租賃公司全權負責？
是否提供原廠耗材？
更換耗材速度是否迅速？
✅ 專業建議：選擇「全包式租賃」更省事，避免自己還要另外採購耗材。
5. 資料安全是否有保障
影印機內部硬碟常會暫存文件，若處理不當，可能導致資料外洩。
是否具備列印認證功能（PIN碼/員工卡）？
是否能記錄列印紀錄，方便管理？
退租時是否提供硬碟資料清除或銷毀證明？
✅ 專業建議：若公司有機密文件，資料安全絕不能忽略。
6. 租賃公司的專業度與品牌信譽
最後，也是最重要的一點：選擇值得信賴的合作夥伴。
是否有豐富的中小企業或大型企業合作案例？
是否能提供完整的影印機解決方案？
客戶評價與口碑是否良好？
✅ 專業建議：選擇在地服務據點完善、維修快且口碑良好的租賃公司，長期合作更安心。
三、結語：租賃影印機，讓企業專注在核心業務
對中小企業來說，租賃影印機不只是節省成本的選擇，更是一種提升工作效率、降低管理負擔的策略。只要選對專業的租賃公司，就能：✔ 降低初期投入✔ 享受專業維護✔ 彈性應對業務需求✔ 確保文件輸出穩定且安全
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